Kungliga Svenska Aeroklubben

Dyrbara erfarenheter

Publicerad: 20 oktober, 2021 av Emilie Larsson

Erfarenheter från vår kassörs bortgång

I slutet av augusti nåddes styrelsen i en flygklubb (textförfattaren har valt att hålla flygklubben anonym) av beskedet att deras kassör omkommit i en olycka. Förutom att det var en personlig tragedi så innebar det stora konsekvenser för klubben. Klubbens kassör hade suttit på posten i ett antal år och av praktiska skäl (han bodde i en annan stad än klubbens lokaler) så var många av klubbens ekonomiska rutiner kopplade till honom personligen.

Klubbhandlingar

Ett antal av klubbens räkenskapspärmar stod hemma hos klubbens kassör. Då ingen i nuvarande styrelsen hade personlig kontakt med hans familj så tog det ett tag att få tillgång till dessa. Där fanns bl.a. alla kontakter till bank, hyresvärd, elleverantör, försäkringsbolag m.m. Detta i sin tur fördröjde deras kontakter för att bl.a. ordna med adressändringar.

Post

Brev och fakturor gick med c/o direkt till deras kassör. Detta innebar att viktiga fakturor inte direkt kunde hanteras. P.g.a. avsaknaden av räkenskapspärmarna tog det ett par veckor att ändra på alla kontaktuppgifter.

E-mail

Vissa fakturor gick direkt med mail hem till honom. Denna e-mail korrespondens är nu helt borta och klubben har ingen tillgång till den.

Bankkonto

Enligt klubbens konstituerande styrelsemöte så var både kassör och ordförande firmatecknare var och en för sig. Dock så hade ordföranden aldrig haft behov av att gå in på kontot och därmed inte aktiverat inloggningsfunktionerna. Det tog ca tre veckor att få tillgång till fakturor och bankkonton, så vi lyckades undvika att fakturor förföll med mer än några få dagar.

Bokföring

Det som kom att ta längst tid att få ordning på var klubbens bokföring. Den hade legat på en personlig dator som tillhörde kassören. Denna dator försvann i samband med olyckan. Troligtvis finns det molnbaserade kopior, men ingen i vare sig styrelse eller familj kommer åt dessa molntjänster. Klubben har tillgång till senaste årsredovisningen, men årets aktiviteter måste byggas upp på nytt baserat på kvitton och bankkontoutdrag.

Konstituerande mötesprotokoll

Klubbens konstituerande mötesprotokoll hade svagheter enligt bankens krav. Bl.a. var inte klubbens hela namn med, enbart förkortning. Organisationsnumret var heller ej med. Dom hade sedan tidigare skickat in både klubbens stadgar och konstituerande mötesprotokoll till banken. Dock så har vi tidigare haft svårigheter bl.a. vid kontakt med Transportstyrelsen då dessa uppgifter saknats.

https://www.nordea.se/foretag/kundservice/andringar-i-foreningen.html

Vad har man gjort?

• Adressändringar har genomförts för alla som man har regelbundna kontakter med. Numera går all post till en klubbbrevlåda som man måste tömma med jämna mellanrum i stället för till någon i styrelsen. Man kommer också att skriva ihop en kontaktlista som lagras i MyWebLog filarkiv så att den är lätt tillgänglig.
• Klubben har skaffat en klubbmail för kontakter med omgivningen. Lösenordet till denna har alla i styrelsen tillgång till.
• Nytt webbaserat bokföringsprogram kommer att köpas in. Föreningens verksamhet är för liten för att köpa in bokföringstjänsten. Dock så kommer man att införa mer automatik. Bl.a. koppling till pilotkonton i MyWebLog för betalning av flygtid i klubbens flygplan. Bokning och uppföljning av flygtid har sedan ett antal år redan legat på MyWebLog. Även hemsidan ligger på ett stort Webhotell.
• Bankkontot ska alltid vara tillgängligt och aktiverat för minst två styrelsemedlemmar.

OBS: Att nyttja molnbaserade tjänster är bra då dessa har inbyggda backuplösningar. Dock så kan man inte räkna med att de till 100% är tillgängliga. Den senaste tiden har t.ex. MyWebLog haft vissa driftproblem och även stora aktörer som Facebook har påverkats. Detta har i sin tur påverkat kommunikationen mellan styrelse och medlemmar då den har gått genom medlemslistorna i MyWebLog och Facebook. Att regelbundet göra bankkontoutdrag och kopior av t.ex. pilotkontona i MyWebLog är att rekommendera.

OBS: Dessa erfarenheter gäller inte bara för klubbar utan kanske även i privata sammanhang. Vad gör er familj om ni hastigt skulle gå bort? Skriv ner en lista med kontakter och lösenord så att dessa finns tillgängliga om behov skulle uppstå.