GDPR – träder i kraft den 25 maj 2018

Publicerad: 15 januari, 2018 av Lars-Christer Andersson

Din flygklubb är ansluten till Riksidrottsförbundet via KSAK-Motorflygförbund varför ni erhåller följande information avseende GDPR.

Arbetet med att säkerställa att Idrottonline lever upp till kraven för GDPR, som träder i kraft den 25 maj 2018, har pågått under hela 2017.

Tidigare har förändringar kopplat till GDPR gjorts inom IdrottOnline för applikationerna Organisation, Person, Grupp och Inställningar inom IdrottOnline Administration. Inom dessa applikationer har vi sett över hur föreningen via inställningar kan välja att dela sitt medlemsregister med överliggande organisationer.

Då GDPR kräver att ett syfte eller ändamålsbeskrivning för behandling av personuppgifter ska tillhandahållas till den registrerade kommer de förbund som har en integration med IdrottOnline från och med idag den 10 januari 2018 att själva kunna publicera sitt syfte med behandling av de data förbundet avser att exportera/importera från föreningen.

Syftet som förbundet lagt upp i IdrottOnline kommer därefter visas för samtliga medlemsföreningar inom respektive idrott där aktiv integration finns.

Rekommendationen är att förutom beskrivning av vad personuppgifterna kommer användas till även tydligt informera om vad en eventuell inaktivering från föreningens sida skulle innebära för de tjänster som ni från förbundets sida tillhandahåller. Detta då föreningen själv, senast i maj 2018, kommer att kunna inaktivera/aktivera exporten av sitt data (importer kan de redan idag hantera).

Befintliga aktiva integrationer kommer dock även efter lansering av denna utökade tjänst (föreningsdelen) fortsatt vara ”påslagen” mellan föreningen och det integrerade systemet. Det vill säga förbund med aktiva integrationer av export kommer per lanseringen inte märka någon skillnad i våra tjänster. Däremot innebär lanseringen att samtliga föreningar, om de vill, kommer kunna stänga av exporten om de inte längre vill exportera sitt data till integrerade organisationers system. Om detta görs av föreningen kommer dessa föreningar exkluderas ur våra exporttjänster.

För att föreningen fortsatt ska vilja hålla sin integration aktiv med överliggande organisationer är det i texten ni förbund skriver därför extra viktigt att exemplifiera vad konsekvensen av att stänga av integrationen skulle innebära. T.ex att personuppgifter inte kommer kunna hämtas till tävlingssystem som gör att anmälningar/rankinglistor eller dylikt inte kommer kunna genomföras/uppdateras.

För exporter som aktiveras efter att denna funktion lanserats kommer föreningarna, precis som det idag fungerar för importer, att behöva aktivera sin export.

Utöver arbetet inom IdrottOnline finns på RF en projektgrupp som jobbar med att implementera de nya GDPR-bestämmelserna på alla nivåer inom idrotten.

Mer info kring RF:s GDPR-projekt finns tillgänglig på RFs hemsida .

Eventuella frågor kring ovanstående förändringar kan ställas till RF förbundssupport, forbund@idrottonline.se